Términos de servicio

1. Términos de Servicio

1.1 Objeto y aceptación

El Proveedor concede a la Academia una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para acceder y utilizar CoachFlow conforme al plan contratado. La persona que crea la cuenta o acepta estos términos declara tener autoridad suficiente para obligar a la Academia.

1.2 Descripción del servicio

CoachFlow permite, según el plan vigente, gestionar alumnos y familias, formularios de inscripción, grupos, horarios, asistencia, mensualidades y pagos declarados, comunicaciones, alertas administrativas, reportes y otras funciones que el Proveedor incorpore. CoachFlow no procesa ni custodia directamente los fondos cobrados por la Academia a sus alumnos salvo que, en el futuro, se habilite expresamente un servicio de pagos sujeto a condiciones adicionales.

Las funciones, límites y precios de cada plan se describirán en la página de precios o anexo comercial vigente. Esa información podrá actualizarse sin modificar el resto de estos términos, respetando los avisos aplicables a Academias activas.

1.3 Registro, seguridad de la cuenta y usuarios

La Academia debe proporcionar información exacta, actual y lícita, y mantenerla actualizada.

La Academia designará al menos un administrador principal y controlará los permisos de sus usuarios autorizados.

Las credenciales, enlaces privados, PIN y demás mecanismos de acceso son confidenciales. La Academia debe informar sin demora cualquier acceso no autorizado o sospecha de compromiso.

El Proveedor podrá aplicar controles razonables de seguridad y solicitar información adicional cuando resulte necesario para prevenir fraude, abuso o riesgos para los datos personales.

1.4 Prueba, planes, precios y facturación

Las nuevas Academias podrán recibir un período de prueba de las funciones indicadas en la oferta vigente. La duración exacta de la prueba se mostrará antes de la activación. Al finalizar, la Academia deberá elegir un plan disponible o pasará al plan gratuito, si existe, sujeto a sus límites.

Los precios, impuestos, periodicidad y medios de pago aplicables se informarán antes de contratar. Mientras la facturación se gestione manualmente, CoachFlow no realizará cargos automáticos. Los cambios de precio para suscripciones activas serán comunicados con al menos 30 días calendario de anticipación, salvo impuestos o cargos impuestos por ley.

1.5 Límites del plan y modo restringido

Si la Academia excede un límite de su plan, el Proveedor podrá restringir temporalmente determinadas acciones de creación o configuración. No se eliminarán datos únicamente por superar el límite. La Academia conservará acceso razonable para consultar, exportar y regularizar su cuenta, sujeto a medidas de seguridad y a la política de conservación.

1.6 Obligaciones de la Academia

Determinar finalidades lícitas para el tratamiento de los datos de su comunidad y cumplir las obligaciones que le correspondan como responsable del tratamiento.

Informar adecuadamente a alumnos, familias y personal sobre el tratamiento de sus datos y obtener los consentimientos que correspondan.

Obtener y poder acreditar la autorización del padre, madre, tutor, acudiente o persona legalmente facultada cuando se traten datos de menores de edad.

No introducir datos que no sean necesarios, pertinentes o lícitos para la gestión deportiva y administrativa.

Mantener la confidencialidad de las credenciales y asignar accesos según las funciones de cada usuario.

Atender las solicitudes de los titulares y coordinar con el Proveedor cuando se requiera asistencia técnica para ejercer derechos sobre los datos.

Gestionar directamente sus cobros a alumnos y familias cuando CoachFlow solo registre o declare esos pagos.

1.7 Obligaciones del Proveedor

Procesar los datos de alumnos y familias por cuenta de la Academia y conforme a instrucciones documentadas compatibles con el servicio.

Mantener medidas técnicas y organizativas razonables de seguridad, confidencialidad, control de acceso y aislamiento entre Academias.

Mantener mecanismos de respaldo, recuperación y continuidad razonables según la naturaleza del servicio, sin garantizar disponibilidad absoluta.

Brindar soporte conforme al plan contratado.

Comunicar a la Academia, sin demora indebida una vez confirmado, cualquier incidente de seguridad relevante que afecte datos procesados por cuenta de esa Academia, proporcionando la información disponible necesaria para gestionar el incidente.

1.8 Propiedad intelectual y datos

CoachFlow, su software, diseño, documentación, elementos visuales y demás propiedad intelectual pertenecen al Proveedor o a sus licenciantes. La Academia y los titulares conservan los derechos que les correspondan sobre la información introducida en la plataforma. El uso de CoachFlow no transfiere al Proveedor la propiedad de los datos de alumnos, familias o contenido propio de la Academia.

1.9 Servicios de terceros

CoachFlow puede apoyarse en proveedores tecnológicos, incluyendo infraestructura en la nube y servicios de comunicación. Cuando un administrador decida iniciar una comunicación mediante un servicio externo como WhatsApp, ese tercero podrá tratar información conforme a sus propios términos y políticas. CoachFlow informará en su Política de Privacidad las categorías de proveedores relevantes y el tratamiento internacional de datos que corresponda.

1.10 Suspensión, cancelación y terminación

La Academia puede cancelar su suscripción conforme al mecanismo disponible. El Proveedor podrá suspender o terminar una cuenta por incumplimiento material, uso ilícito, riesgo de seguridad, falta de pago o tratamiento indebido de datos, procurando aviso previo cuando la urgencia del caso lo permita.

Tras la terminación, la Academia dispondrá de 30 días calendario para solicitar o realizar una exportación de sus datos, salvo que una obligación legal exija un tratamiento distinto. Transcurrido el plazo, los datos operativos serán eliminados o anonimizados de los sistemas activos de acuerdo con la Política de Privacidad. Las copias de respaldo se eliminarán conforme al ciclo técnico de retención definido por el Proveedor, actualmente 90 días, salvo obligación legal de conservación.

1.11 Disponibilidad y cambios del servicio

El Proveedor procurará mantener el servicio disponible de forma razonable. Pueden ocurrir mantenimientos, actualizaciones, fallos de terceros, eventos de fuerza mayor o interrupciones fuera de su control. Las funciones pueden evolucionar; los cambios que reduzcan materialmente una funcionalidad esencial de un plan contratado serán comunicados cuando sea razonablemente posible.

1.12 Responsabilidad

Cada parte responderá por sus propios actos u omisiones conforme a la ley aplicable. La Academia es responsable de la licitud, exactitud, pertinencia y finalidad de los datos que decide incorporar, así como de los actos de sus usuarios autorizados. El Proveedor no es responsable de cobros realizados fuera de CoachFlow, decisiones deportivas o médicas de la Academia, ni del contenido introducido por terceros.

SALVO RESPONSABILIDADES QUE LEGALMENTE NO PUEDAN LIMITARSE, la responsabilidad total del Proveedor frente a una Academia por cualquier reclamo relacionado con el servicio se limita al monto pagado por esa Academia en los 12 meses anteriores al reclamo, y el Proveedor no responde por daños indirectos, lucro cesante o pérdida de datos causada por terceros ajenos a su control.

1.13 Ley aplicable, controversias y contacto

Estos términos se regirán por las leyes de la República de Panamá, sin perjuicio de normas imperativas que resulten aplicables. Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier controversia antes de acudir a la vía judicial, ante los tribunales competentes de la República de Panamá.

1.14 Modificaciones

El Proveedor podrá actualizar estos términos por razones legales, de seguridad, técnicas o comerciales. Los cambios materiales se comunicarán con antelación razonable. Cuando la ley exija un nuevo consentimiento, se solicitará antes de aplicar el nuevo tratamiento.